BE-terna rešitev Utility Infrastructure Management (UIM) je bila zasnovana kot odgovor na potrebe naših strank na področjih javnih služb in infrastrukture. Oglejte si nekaj glavnih izzivov, na katere odgovarja naša rešitev UIM:

Podpora nemotenemu procesu gradnje in vzdrževanja sredstev s pomočjo poslovnih aplikacij Dynamics 365, ki jih je mogoče razširiti tudi s sistemi drugih ponudnikov (sistemi za upravljanje sredstev)

Gradnja in vzdrževanje infrastrukture sta zelo zapletena procesa, ki vključujeta celo vrsto različnih aktivnosti, kot so:

  • načrtovanje in opredelitev investicijskega programa, zbiranje sredstev, najemanje posojil,
  • izbira izvajalcev in podizvajalcev,
  • začetek in izvedba gradbenega procesa z izdajanjem delovnih nalogov, organizacijo ekip, evidentiranjem storitev in materialnih potreb, evidentiranjem dela, stroškov in porabe materiala, spremljanjem stroškov projekta, razpoložljivosti zalog in potreb po nabavi ter upravljanjem obveznosti, denarnih tokov in bančnih računov,
  • dokončanje gradnje in evidentiranje novih sredstev ali povečanje finančne vrednosti in tehnične strukture obstoječih sredstev,
  • začetek vzdrževanja sredstev in spremljanje njihovega življenjskega cikla.

BE-terna UIM združuje vse te aktivnosti s številnimi funkcijami, integriranimi s standardnimi rešitvami za upravljanje financ in oskrbovalnih verig v rešitvi D365, s čimer strankam zagotavlja izjemno uporabniško izkušnjo.

Optimizacija projektnih zahtev, kar prinaša optimizacijo zalog ter znižanje njihovih stroškov

Če ima stranka v teku veliko različnih gradbenih projektov in na dan potrebuje več kot 500 artiklov iz zaloge, lahko ročno evidentiranje rezervacij in upravljanje zahtev po principu, »kdo je prvi prišel v skladišče« ali »kdo pozna pravo osebo«, predstavlja prevelik zalogaj za podjetje in zaposlene, ki sodelujejo v tem procesu. Rešitev UIM ta proces olajša z optimizacijo dodeljevanja zalog in rezervacij, upravljanjem nalogov za izdajo, zagotavljanjem transparentnega pregleda nad zahtevami in hitrejšim/enostavnejšim postopkom.

Optimizacija kapitalizacije stroškov projekta v novo kupljena, zgrajena ali obnovljena sredstva

Zaključek velikega gradbenega projekta lahko pomeni nastanek precejšnjega števila sredstev. UIM naslovi dve zahtevni področji: na enem mestu omogoča zbir, grupiranje ali delitev stroškov iste investicije iz vseh projektov, ki to investicijo sestavljajo, z njihovo hkratno ali postopno kapitalizacijo v eno ali več osnovnih sredstev. Naše stranke so navdušene, ker jim ni treba skrbeti, da bi nekateri stroški ostali pozabljeni ali da je treba stroške enega projekta enakomerno ali kako drugače porazdeliti med več osnovnih sredstev, saj lahko enostavno upravljajo vse take primere, pri tem pa ohranijo popolno transparentnost in pregled nad procesom.

Celovito povezuje finančni in tehnični pogled na sredstvo

Podjetja, ki se ukvarjajo z javno in kompleksnejšo infrastrukturo, imajo zelo specifične zahteve glede tega, katera sredstva so zanje strateškega pomena in kako se njihova vrednost skozi čas spreminja. Ta sredstva v resničnem svetu najpogosteje predstavlja določena infrastruktura, sestavljena iz več delov in z različnimi tehničnimi značilnostmi, ki se lahko s časom spreminjajo. Nezmožnost skupnega upravljanja finančnega in tehničnega vidika je še ena od težav, ki jo UIM rešuje z izboljšanjem informacij o osnovnih sredstvih s časovno odvisnimi tehničnimi karakteristikami, ki so vključene v procese, povezane z osnovnimi sredstvi (odtujitev, aktivacija itd.).

Zagotavljanje upravljanja zavarovanj (evidence zavarovalnih polic, pokritost z zavarovanji, sledenje škodnim dogodkom in stanje sredstev podjetja)

Kadar so sredstva v središču poslovanja podjetja, postane njihovo zavarovanje prednostna naloga. Poleg tega ne gre pozabiti na možnost spremljanja škodnih dogodkov na nepremičninah ter upravljanje pritožb in izplačil zavarovalnice. UIM na vsa ta vprašanja odgovarja s številnimi funkcijami, ki pokrivajo zavarovanja sredstev.

Podpora štetju sredstev z računovodskimi rezultati

Ni treba poudarjati, da je za sredstva potrebno izvajati preglede in inventuro. UIM kot odgovor na potrebe naših strank zagotavlja preprosto funkcionalnost za inventuro sredstev, ki vključuje možnosti integracije s specializiranimi napravami in aplikacijami.

Zagotavljanje delne odtujitve sredstev z vsemi računovodskimi podatki

Pri infrastrukturnih sredstvih se pogosto odtuji le del sredstva. Ena od prednosti rešitve UIM, ki je bila pri naših strankah zelo dobrodošla, je, da se lahko pri odtujitvi dela sredstva izognejo ustvarjanju nepotrebnih novih inventarnih številk sredstev ali dodatnemu ročnemu knjiženju.

Razlikovanje med zalogami z vidika investicijskih projektov

Naše stranke potrebujejo informacije o tem, kateri artikli iz zaloge so bili nabavljeni za določen projekt, ne da bi bilo treba umetno ustvariti nepotrebne vrednosti v kateri koli od standardnih dimenzij zaloge, in možnost za preprečitev porabe teh artiklov pri katerem od drugih projektov. UIM uporabnikom zagotavlja dodatno dimenzijo zaloge, ki je integrirana s funkcionalnostmi projektnega računovodstva, skupaj z vsemi potrebnimi  validacijami v procesih prevzema ali izdaje artiklov.

Preprečevanje izgub zalog, ko so artikli prestavljeni iz skladišč na gradbišča

Gradbeni projekt se lahko istočasno odvija na različnih gradbiščih. Običajno artikli, ki prispejo iz skladišč, niso takoj vgrajeni v sredstvo v izgradnji. V preteklosti so običajno naše stranke porabo artikla zabeležile takoj po tem, ko je bil artikel izdan iz skladišča. Na žalost pa je bilo tudi veliko primerov, ko izdani artikel nikoli ni prispel na gradbišče. Možnost spremljati, kdo je artikel prevzel v skladišču, na katero gradbišče je bil odpeljan in kdaj je bil dejansko nameščen in porabljen na projektu, je bila tako za naše stranke bistvena, saj so sicer lahko nastajali nezanemarljivi in nepotrebni stroški. Vpeljava rešitev UIM prinaša potrebne odgovore, saj se lahko sledi porabi materialov na gradbenih projektih.

Nadzorovano upravljanje artiklov

Mnogo podjetij ima težave zaradi številnih enakih artiklov z nekoliko drugačnimi imeni, seznamom artiklov, ki je zaradi slabe preglednosti poln podvojenih zapisov, nezmožnosti označevanja tehničnih značilnosti itd. UIM vse te težave rešuje in z vgrajenim orodjem za konfiguracijo artiklov našim strankam pomaga, da ponovno vzpostavijo nadzor nad matičnimi podatki artiklov.

Upoštevanje zapletenih regulativnih zahtev na področju javnih naročil

Javno naročanje kot skupek aktivnosti, katerih cilj je s predpisanimi postopki javnega naročanja nabaviti blago, storitve ali pogodbena dela na bolj gospodaren način, je pogosto obvezno, zlasti za neposredne ali posredne uporabnike državnih in lokalnih proračunov. Ne glede na vrsto in obseg nabave je treba upoštevati temeljna načela javnega naročanja, kot so gospodarna poraba sredstev, enakopravnost ponudnikov, transparentnost postopkov in načelo zagotavljanja konkurence med ponudniki. Ker morajo postopki javnega naročanja potekati v skladu s temi načeli, rešitev UIM izboljšuje standardno funkcionalnost D365 za namene enostavnega, učinkovitega in zakonsko podprtega javnega naročanja ter nudi celovito in transparentno rešitev za upravljanje javnih naročil.

Podpora izračunom in odplačilu posojil

Namesto zamudnega in nezanesljivega ročnega knjiženja posojil in depozitov, katerih sledenje poteka izven finančnega sistema stranke, rešitev UIM ponuja drugačno možnost. Naše stranke lahko v povezavi z integrirano možnostjo D365 Finance sledijo prejetim in/ali danim posojilom, beležijo črpanja, vračila, obresti itd.. Hkrati je omogočeno knjiženje v glavno knjigo in ustrezne pomožne knjige.

Omogočanje celovitega procesa upravljanja dokumentov s pomočjo rešitve D365 

Skoraj vsako večje podjetje uporablja neke vrste sistem za upravljanje dokumentov (DMS). Nekateri ga uporabljajo le kot digitalni arhiv za dokumente, nekateri pa še za mnogo več (upravljanje prejete pošte/dokumentov, izvajanje delovnih tokov za potrjevanje dokumentov itd.).

UIM v ta namen zagotavlja integracijsko raven, ki vključuje vnaprej pripravljene vmesnike za integracijo modula D365 Finance s katerim koli sistemom za upravljanje dokumentov. Tako je, na primer, mogoče ustvarjanje računov dobaviteljev, upravljanje delovnih tokov računov dobaviteljev in nemoteno izvajanje postopkov prek obeh sistemov ter tako združitev uporabnikov sistemov DMS in D365, ne da bi sploh opazili, da postopek poteka med različnimi sistemi, saj je zanje »vse v enem«.