1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

Društvo informatikov energetike Slovenije
Erjavčeva 8a, 1233 Dob
E-pošta: info@pies.si

(v nadaljevanju: upravljavec)

Ta dokument vsebuje informacije o obdelavi osebnih podatkov skladno s 13. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).

2. Katere osebne podatke zbiramo

Ob prijavi na dogodek PIES lahko zbiramo naslednje osebne podatke:

  • ime in priimek udeleženca
  • e-poštni naslov
  • telefonsko številko
  • podjetje oziroma organizacijo
  • podatke o udeležbi na dogodku
  • kontakt prijavitelja
  • podatke za izdajo predračuna in računa (naziv podjetja, naslov, kraj, država, davčna številka, kontakt plačnika)
  • komunikacijo v zvezi z dogodkom

Podatki se zbirajo prek prijavnega obrazca ali v komunikaciji z upravljavcem.

3. Namen obdelave osebnih podatkov

Osebni podatki se obdelujejo za naslednje namene:

  • izvedba dogodka PIES
  • vodenje prijave in organizacija udeležbe
  • komunikacija z udeleženci
  • izdaja predračuna in računa
  • obveščanje o organizacijskih informacijah v zvezi z dogodkom
  • zagotavljanje dostopa do dogodka (npr. QR koda ali seznam udeležencev)
  • dokumentiranje dogodka (fotografiranje)
  • obveščanje o prihodnjih dogodkih

4. Pravna podlaga za obdelavo

Osebni podatki se obdelujejo na podlagi:

  • izvajanja pogodbenega razmerja (prijava na dogodek)
  • zakonitega interesa upravljavca za organizacijo in izvedbo dogodka ter ohranjanje stika z udeleženci za prihodnje dogodke
  • izpolnjevanja zakonskih obveznosti (računovodski in davčni predpisi)
  • privolitve posameznika, kadar je ta posebej podana

5. Posredovanje osebnih podatkov

Osebni podatki se lahko posredujejo pogodbenim obdelovalcem, ki upravljavcu zagotavljajo:

  • tehnično podporo prijavnemu sistemu
  • IT storitve
  • računovodske storitve
  • podporo pri organizaciji dogodka

Obdelovalci podatke obdelujejo izključno po navodilih upravljavca in v skladu z veljavno zakonodajo.

6. Fotografiranje dogodka

Dogodek PIES se lahko fotografira za namen dokumentiranja dogodka.

Fotografije dogodka se lahko posredujejo izključno udeležencem dogodka. Posredovanje fotografij tretjim osebam je možno samo na podlagi predhodne pisne privolitve posameznika, na katerega se fotografija nanaša. Fotografije se ne uporabljajo za druge namene brez ustrezne pravne podlage.

7. Rok hrambe osebnih podatkov

Osebni podatki se hranijo trajno oziroma do preklica posameznika, kadar je to potrebno za:

  • evidenco udeležencev dogodkov PIES
  • organizacijo prihodnjih dogodkov
  • obveščanje o prihodnjih dogodkih
  • izpolnjevanje zakonskih obveznosti glede računovodskih in davčnih predpisov

Posameznik lahko kadarkoli zahteva izbris svojih podatkov.

8. Ali je posredovanje podatkov obvezno

Posredovanje zahtevanih osebnih podatkov je pogoj za prijavo na dogodek. Brez posredovanja zahtevanih podatkov prijava ni mogoča.

9. Pravice posameznika

Posameznik ima v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pravico do:

  • dostopa do osebnih podatkov
  • popravka netočnih podatkov
  • izbrisa podatkov
  • omejitve obdelave
  • prenosljivosti podatkov
  • ugovora obdelavi
  • preklica privolitve

Zahtevo lahko posameznik pošlje na e-poštni naslov: info@pies.si.

10. Pravica do pritožbe

Če posameznik meni, da se njegovi osebni podatki obdelujejo v nasprotju z veljavno zakonodajo, ima pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
www.ip-rs.si

11. Varovanje osebnih podatkov

Upravljavec izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, zlorabo, izgubo ali razkritjem.

12. Veljavnost dokumenta

Ta politika zasebnosti velja od dne objave na spletni strani pies.si in se lahko občasno posodobi.

13. Posebnosti obdelave osebnih podatkov na dogodku PIES

13.1 Evidenca udeležencev dogodka

Upravljavec vodi evidenco prijavljenih in prisotnih udeležencev za namen organizacije dogodka, zagotavljanja dostopa, komunikacije z udeleženci ter vodenja evidence udeležb na dogodkih PIES.

Evidenca udeležencev se uporablja izključno za organizacijo dogodka in se ne posreduje sponzorjem, partnerjem ali drugim tretjim osebam.

13.2 Seznam udeležencev

Seznam udeležencev se lahko uporablja izključno za organizacijo dogodka, preverjanje prijave, vodenje evidence udeležbe ter logistične potrebe dogodka.

Seznam udeležencev ni javno objavljen in se ne posreduje sponzorjem, partnerjem ali drugim nepooblaščenim osebam.

13.3 Identifikacija udeležencev (badge / QR koda)

Za namen organizacije dogodka lahko upravljavec udeležencem zagotovi identifikacijska sredstva (npr. badge, QR kodo ali drugo obliko identifikacije).

Identifikacijski podatki se uporabljajo izključno za organizacijo dogodka, preverjanje prijave, dostop do dogodka ter logistično izvedbo dogodka.

13.4 Sponzorji in partnerji dogodka

Sponzorji in partnerji dogodka nimajo dostopa do osebnih podatkov udeležencev, razen če posameznik za to poda izrecno privolitev (npr. ob prostovoljni izmenjavi kontaktov).

Upravljavec osebnih podatkov udeležencev ne posreduje sponzorjem ali partnerjem za njihove lastne namene obdelave.

13.5 Networking in izmenjava kontaktov

Udeleženci lahko med dogodkom prostovoljno izmenjujejo svoje kontaktne podatke z drugimi udeleženci, sponzorji ali partnerji.

Za takšno izmenjavo podatkov upravljavec ne odgovarja, saj gre za prostovoljno odločitev posameznika.

13.6 Obnašanje udeležencev glede varstva osebnih podatkov

Udeleženci se zavezujejo, da bodo osebne podatke drugih udeležencev uporabljali v skladu z veljavno zakonodajo in jih ne bodo uporabljali za neželene komunikacije ali druge neustrezne namene.

Ta politika zasebnosti velja od: 19.2.2026, zadnja posodobitev: 19.2.2026.